Des données correctes pour l’étranger

Pour les envois internationaux, de fausses données d’envoi ou de destinataire risquent d’entraîner des retards, des surcoûts et de faire attendre la clientèle. La solution: une bonne qualité de données. Nous vous indiquons les données importantes pour la logistique d’exportation et le dédouanement.

Avec l’e-commerce, les chances de se tourner vers une clientèle à l’étranger et de conquérir de nouveaux marchés augmentent. Mais l’envoi vers l’étranger rend la logistique plus complexe, notamment à cause du dédouanement.

Plus de profit et clientèle satisfaite

La bonne qualité des données entraîne une logistique et un dédouanement sans accroc. C‘est à cette condition que les marchandises passent la douane avant d’arriver chez le destinataire. Elles évitent ainsi d’inutiles clarifications auprès des autorités douanières et donc des frais. En bref: des données correctes et complètes influencent le profit et l’expérience d’achat de votre clientèle.

Un exemple: dans les données de base du système ERP/PIM de la société «Meier Versand», certains produits n’ont pas de numéros d’article. Dans la boutique en ligne, il manque à la saisie d’adresse, le champ «Société ou Particulier». Quand la magasinière prépare une commande depuis l’Angleterre, elle prélève du stock la «Lampe Elody», se basant sur la description de ladite lampe, à défaut de numéro d’article. Le colis démarre son périple.

Mais les douaniers anglais ignorent si le colis est destiné à une société. Ils le mettent de côté avant d’enquêter auprès de «Meier Versand», car les envois de société à société (B2B) sont taxés différemment que ceux pour les particuliers. Il faudra des heures au collaborateur de «Meier Versand» pour transmettre ces données aux autorités douanières. Les conséquences: charges et coûts supplémentaires, perte de temps.

Quand la cliente anglaise reçoit le colis avec une semaine de retard, elle n’est pas au bout de ses surprises: c’est une lampe bleue qu’il contient et non une rouge comme elle avait commandé. Car sans numéro d’article, la magasinière a envoyé un produit erroné. La cliente renvoie donc le produit et fait part de sa mauvaise expérience avec la société «Meier Versand» sur Twitter. Alors qu’il aurait fallu si peu pour satisfaire la cliente: des données correctes et complètes.

Maîtrisez-vous ces trois types de données?

Voici les trois types de données importantes pour une logistique infaillible:

• Données produit
• Données de commande et d’expédition
• Facture de vente

Données produit

• Un numéro d’article exact évite la confusion lors du prélèvement et de l’emballage à l’entrepôt.
• Le dédouanement se déroule correctement si la description de l’article est précise. La description doit être rédigée dans la langue du pays de destination ou en anglais.
• Indiquez le prix net dans les documents douaniers, sans droits de douane ni taxes, mais y c. les coûts de transport. La douane prélève les taxes et droits sur la valeur de la marchandise. En indiquant le prix brut, taxes et frais de douane inclus, on paye trop. En cas de promotions avec des articles gratuits: prudence. Des valeurs déclarées de 0 CHF ou EUR éveillent les soupçons. La douane peut bloquer la marchandise jusqu’à ce que la preuve de valeur soit présentée. Donc toujours joindre celle-ci.
• Le numéro de tarif douanier correct, c’est-à-dire un code produit univoque, également appelé code SH, pour chaque article expédié, garantit que les marchandises peuvent être identifiées et imposées correctement dans le pays de destination. Les numéros de tarif douanier se trouvent sur www.tares.ch.

Données relatives à l’envoi

Certains produits (cosmétiques, alcool, produits d’entretien) nécessitent d’autres informations pour le dédouanement: p. ex. la part de COV ou composés organiques volatils (chimiques). Il convient d’indiquer la part exacte de COV d’un article. Sans quoi, la douane facture la taxe sur tout le produit et non sur la seule part de COV.

Données de commande et d’expédition

L’exactitude des données client est importante tant pour la distribution que pour le dédouanement. Il faut savoir si la personne qui commande est un particulier ou une entreprise. En outre, les champs d’adresse devraient correspondre au pays de destination pour le NPA ou le numéro civique notamment, qui précèdent le nom de rue dans certains pays.

En plus des données déjà mentionnées, il faut une facture de vente dûment remplie pour le dédouanement.

Le réussite de l’exportation à l’étranger dépend de données correctes. Et ce d’emblée. Car adapter ou compléter les données après coup est loin d’être aisé et requiert une charge de travail conséquente.