Mit «sauberen» Daten subito ins Ausland

Beim Versand ins Ausland müssen die Angaben zu Sendung und Empfängerin stimmen, ansonsten kommt es zu Verzögerungen, wartender Kundschaft und Zusatzkosten. Eine gute Datenqualität schafft Abhilfe. Wir zeigen, welche Daten für die Export-Logistik und Verzollung entscheidend sind.

Mit dem E-Commerce lockt die Chance, Produkte auch ausländischer Kundschaft anzubieten und damit neue Märkte zu erobern. Der Versand ins Ausland macht aber die Logistik komplizierter, unter anderem wegen der Verzollung.

Mehr Profit und glückliche Kundschaft

Eine reibungslose Logistik und Verzollung fängt mit einer guten Datenqualität an. Nur so passieren Warensendungen den Zoll reibungslos und finden spielend ihre Empfängerinnen und Empfänger im Ausland. Sie vermeiden zudem unnötige Abklärungen mit Zollbehörden und damit Kosten. Kurz: Korrekte und vollständige Daten beeinflussen den Profit und das Einkaufserlebnis Ihrer Kundschaft.

Ein Beispiel: In den Produktstammdaten im ERP/PIM der Firma «Meier Versand» fehlen bei manchen Produkten die Artikelnummern. Im Onlineshop gibt es bei der Adresseingabe kein Feld «Firma oder Privatperson». Als die Lageristin eine Bestellung aus England verpackt, entnimmt sie die bestellte «Lampe Elody» aufgrund der Bezeichnung der Lampe aus dem Lager, denn eine Artikelnummer ist nicht vorhanden. Das Paket tritt die Reise an.

Am englischen Zoll können die Beamten jedoch nicht feststellen, ob das Paket an eine Firma geht. Sie behalten es zurück und forschen bei «Meier Versand» nach, denn Sendungen von Firmen an Firmen (B2B) werden anders versteuert als solche von Firmen an Private. Ein Sachbearbeiter von «Meier Versand» verbringt mehrere Stunden damit, den Zollbehörden die Angaben nachzuliefern. Die Folgen: Mehraufwand, Zeitverlust, Mehrkosten.

Als die englische Kundin das Paket mit einer Woche Verspätung erhält, erlebt sie eine böse Überraschung: Es enthält eine blaue und nicht die eigentlich bestellte rote Lampe. Aufgrund der fehlenden Artikelnummer hat die Lageristin das falsche Produkt verpackt. Die Kundin schickt die Lampe umgehend zurück und berichtet obendrein auf Twitter von ihrem rundum negativen Erlebnis mit der Firma «Meier Versand». Dabei hätte es so wenig gebraucht, die Kundin glücklich zu machen – lediglich korrekte und vollständige Daten.

Haben Sie diese drei Datentypen im Griff?

Diese drei Datentypen sind für eine reibungslose Logistik besonders wichtig:

• Produktdaten
• Bestell- und Versanddaten
• Verkaufsrechnung

Produktdaten

• Eindeutige Artikelnummern verhindern Verwechslungen bei der Produktentnahme und Verpackung im Lager.
• Mit einer genauen Artikelbeschreibung kann die Verzollung reibungslos abgewickelt werden. Die Beschreibung sollte in der Sprache des Ziellandes oder auf Englisch verfasst sein.
• Geben Sie in den Zollpapieren den Nettopreis an. Das heisst, ohne Zölle und Steuern, aber inklusive Transportkosten. Denn: Der Zoll erhebt Steuern und Zölle basierend auf dem Warenwert. Wer den Bruttopreis inklusive Steuern und Zölle angibt, bezahlt zu viel. Bei Promotionen mit Gratisware ist Vorsicht geboten. Wertangaben von null Franken oder Euro machen Zöllnerinnen und Zöllner stutzig. Sie können die Ware blockieren, bis ein Wertnachweis vorliegt. Diesen also immer beilegen.
• Die richtige Zolltarifnummer, das ist eine eindeutige Produktcodierung, auch HS-Code genannt, je versendeten Artikel stellt sicher, dass die Waren im Bestimmungsland korrekt identifiziert und versteuert werden können. Die Zolltarifnummern finden sich auf www.tares.chTarget not accessible.

Sendungsspezifische Angaben

Bestimmte Produkte wie Kosmetika, Alkoholika oder Reinigungsmittel benötigen für die Verzollung spezielle Angaben, zum Beispiel über den Anteil an flüchtigen organischen (chemischen) Verbindungen in einem Produkt, so genannte VOC. Es lohnt sich, den genauen VOC-Anteil eines Artikels auszuweisen. Ansonsten stellt der Zoll die Abgabe auf das Gesamtgewicht des Produkts in Rechnung und nicht auf den eigentlichen VOC-Anteil.

Bestell- und Versanddaten

Korrekte Kundendaten sind nicht nur für die Zustellung entscheidend, sondern auch für die Verzollung. Es muss klar sein, ob es sich bei der Bestellerin um eine Privatperson oder ein Unternehmen handelt. Zudem ist es ratsam, dass im Onlineshop die Eingabefelder den Adressspezifikationen des Ziellandes entsprechen, zum Beispiel für die Postleitzahl oder die Hausnummer, die in manchen Ländern vor dem Strassennamen angeführt wird.

Zusätzlich zu den genannten Angaben braucht es für die Verzollung eine korrekt ausgefüllte Verkaufsrechnung.

Geschäftserfolg beim Export ins Ausland beginnt also mit korrekten Daten. Und zwar von Anfang an. Denn Daten im Nachhinein anzupassen oder zu vervollständigen, ist nicht so einfach und bedeutet viel Aufwand.